x

Vill du ha hjälp?

Fyll i telefonnummer och / eller e-post så kontaktar vi dig

PEP® Bloggen

Kommunikation gör förändringsprocessen enklare och snabbare

20 April

(Uppskattad lästid för denna artikel: 4-5 minuter)

Att genomföra förändringar är aldrig enkelt. Tänk bara på alla gånger du själv har bestämt dig för att börja motionera regelbundet varje vecka, lära dig en ny hobby, eller ägna mer tid på tumanhand med din respektive. I dessa exempel handlar det enbart om att en person behöver fatta besluten, ändå är det så svårt att göra förändringen. Det blir inte enklare om 7, 20 eller 150 personer skall genomgå en och samma förändring samtidigt. Därför står eller faller förändringsprocesser, såsom övergången till ett aktivitetsbaserat kontor, oftast med ledningens engagemang, inställning och förmåga att involvera sig själv och andra i processen.

En viktig förutsättning för att framgångsrikt få igenom en förändring är att den görs med utgångspunkt från, och i nära kontakt med, dem som förändringen verkligen gäller och deras konkreta vardagsbehov.

Råden vi ger i detta blogginlägg kan appliceras på alla sorters organisationer och är konkreta exempel på vad vi sett fungerar bäst för företag.

Ledningens roll i förändringsprocesser

I våra undersökningar av företag som har övergått till en aktivitetsbaserade kontorsmiljö, är ett vanligt önskemål att ledningen inledningsvis borde ha förankrat processen bättre hos medarbetarna. Ett annat önskemål är att ledningen på ett tidigt stadium, t.o.m. redan på idé- stadiet, hade genomfört en intern studie/analys av medarbetarnas konkreta vardagsbehov.

I huvudsak identifierar företagen behovet av en mycket bättre förberedande process, med mer engagemang från alla parter, som utmynnar i 4 huvudpunkter:

  1. Ledningen måste ha ett synligt, uttalat och praktiskt engagemang i förändringsprocessen – det leder till ett mer positivt engagemang från de anställda
  2. Förberedelser och utbildning måste läggas in i förändringsprocessen, för både individer och team. Chefer på alla nivåer skall delta i förberedelser, utbildning och övergången till den nya kontorsmiljön.
  3. Ingen bör boka in andra aktiviteter under utbildningstillfällen. Dessa ger en utmärkt möjlighet att motivera, reda ut problem och bestämma hur ni tillsammans skall arbeta i framtiden.
  4. Chefer på alla nivåer måste förmedla till sina anställda att de har 100 procent tillåtelse att delta i utbildningen inför övergången till den nya kontorsmiljön, i förhållande till andra uppgifter.

En engagerad ledning är nyckeln till framgång i alla förändringsprocesser. Den bör ge stöd och engagemang, och avsätta den tid som behövs för personalens insatser. Genom en engagerad ledning, som i sin tur engagerar och skapar delaktighet bland personalen, så minskar risken för förändringsmotstånd och företaget uppnår ett bättre resultat.

En uttalad och överenskommen kommunikationskultur är nödvändig för att det aktivitetsbaserade kontoret skall fungera effektivt

Med mer rörlig personal och mer flexibilitet i arbetsrutinerna så ökar kraven på en effektiv kommunikationskultur. Under vårt långa arbete med aktivitetsbaserade kontor har vi kartlagt och identifierat nödvändiga e-post och kommunikationsvanor för att få den nya kontorsmiljön att fungera optimalt. Här ger vi några exempel:

  • Meddelanden. Behandla alla meddelanden inom 24 timmar eller skapa en regel för svarstid inom teamet. Skjut inte uppgifterna, utan Gör Dem Nu!
  • Mappar/Kategorier. För strukturen av din inkorg. Skapa efter behov och underhåll dem regelbundet.
  • Meddelanden om att man är borta från kontoret. Ett standardförfarande, men som ofta förbises, t.ex. vid arbete hemifrån.
  • Inaktuella meddelanden. Radera kontinuerligt de meddelanden som har förlorat sitt värde, ur inlåda, utlåda och alla mappar.
  • Tydliga rubriker i alla e-postmeddelanden. Använd det så att människor snabbt kan förstå dina meddelanden. Lämplig styckeindelning och korrekt grammatik hjälper också till.
  • Ett ämne per e-postmeddelande. Denna begränsning minskar svarstiden och ökar kvaliteten på dina svar.
  • ”För din information”-meddelanden eller ”kopia till”. Det måste finnas mycket goda affärsmässiga skäl för att skicka sådana meddelanden.
  • Distributionslistor. Håll dessa aktuella och använd olika listor för olika syften.
  • Vid problem eller komplexa frågeställningar. Välj ett annat kommunikationssätt än e-post.
  • Välj inte e-post då ett ämne måste diskuteras. Välj ett annat kommunikationssätt.

Genom att ni skapar effektiva regler för kommunikationen på er arbetsplats så kommer ni att frigöra mycket tid och skapa trygghet – alla medarbetare vet vad som gäller.

I kommunikationskulturen bör ni även ha diskuterat igenom vilka konsekvenserna blir, för individen, för teamet och för företaget, om en kommunikationsvana bryts, ex. inaktuella distributionslistor, att lösa ett problem via e-post, etc.

I nästa blogginlägg sammanfattar vi vår bloggserie om det aktivitetsbaserade kontoret.

Bästa hälsningar,
PEPworldwide

P.S.
Nyligen deltog en av PEPworldwide’s seniorkonsulter i Linnéuniversitetets Administratörskongress, och föreläste där om tre huvuddelar av PEP processen:
-Hur minskar vi stressen för att hinna ha litet mer kul i livet?
-Hur strukturerar vi den fysiska och elektroniska arbetsplatsen?
-Hur identifierar vi tidstjuvar?

Vi vill tacka för det varma mottagande och den positiva feedback vi fick av både deltagare och arrangörer därifrån. Sådan feedback är alltid kul att få, och uppmuntrar oss att fortsätta hjälpa människor att få mer gjort och minska stressen i sina liv!

PEP Worldwide Kommentera (0 st)

Övergången till ett aktivitetsbaserat kontor – faran av att inte se människorna

20 April

(Uppskattad lästid för denna artikel: 3-4 minuter)

Oavsett om flytten eller övergången gäller några få anställda, eller ett helt företag som flyttar till en annan del av ett land, så finns det vissa kärnfrågor som måste hanteras vid övergången till ett aktivitetsbaserat kontor. Många av frågorna rör övergripande saker som planlösningar, val av elektroniska informationssystem, kostnader, m.m.

Detta är områden som företag själva lätt identifierar och tar hänsyn till vid övergången till ett aktivitetsbaserat kontor. Men vårt arbete visar klart och tydligt stora resultatskillnader mellan företag som ägnar stor uppmärksamhet åt människorna i processen och sådana som inte gör det. Detta omfatta frågor som, hur personalen kommer att reagera på övergången och hur deras arbetsrutiner kommer att påverkas. Hur de anställda skall förbereda sig, hur de skall packa och förvara sitt material inför och under flytten, samt hur de skall strukturera sitt material och arbeta efter flytten.

För goda resultat så måste personalens förändringsprocess drivas som en proaktiv och fortlöpande process, parallellt med att man bestämmer flyttdatum, ritar på planlösningar, räknar på kostnader, bestämmer informationssystem, etc.

Inför övergångsprocessen – att lagra information på ett konsekvent sätt

Ett vanligt syfte vid övergången till en aktivitetsbaserad kontorsmiljö är att minska det utrymme som används för lagring av pappersbaserad information. Ett nödvändigt och realistiskt mål då våra erfarenheter visar att över 50% av den information människor sparar (både i pappersform och elektronisk form) har förlorat allt värde.

En viktig fråga att tänka igenom som en del av förberedelsen inför övergången är därför:

Hur lagrar och strukturerar vi vår information så att vi kan hitta den när vi behöver den?

Denna frågeställning leder till tre stycken utmaningar för individen:

  • Att använda en elektronisk kalender effektivt
    Alla medarbetare bör använda sin elektroniska kalender till allt som rör deras arbete och liv. Att-göra-listor, uppföljningar, tankar och anteckningar, mötesbokning, påminnelser, m.m. Vid övergången till ett aktivitetsbaserat kontor måste rutiner sättas kring hur medarbetarna skall arbeta med sina elektroniska system, för att arbetet inte skall bli flytande och ineffektivt.

  • Struktur och underhåll av papper och elektroniska filer
    I aktivitetsbaserade kontorsmiljöer är kontroll över informationen av största vikt. Medarbetare måste få, och ta sig tid till att organisera sin information i ett system. Informationen måste vara strukturerad så att alla medarbetare alltid kan hitta informationen de behöver snabbt och enkelt.I tillägg till detta måste systemen underhållas. Information får inte bli liggande utan måste kontinuerligt flyttas till rätt del av systemet och tas bort när den inte längre har något värde. Om den information vi sparar är ofullständig eller inaktuell så blir vår kunskap ofullständig och inaktuell.

  • Utskrifter är till för att användas – inte för att lagras
    En av huvudtankarna med en aktivitetsbaserad kontorsmiljö, är som nämnt att minska det utrymme, och den arbetstid som används för lagring av pappersbaserad information. Att skriva ut papper för användning går bra, men man bör inte skriva ut papper för att lagra dem. All information bör lagras elektroniskt.

Tre stycken utmaningar för gruppen:

  • Att hålla reda på var alla befinner sig
    I en aktivitetsbaserad kontorsmiljö arbetar de flesta anställda i ett team. Dessa medlemmar kan befinna sig nästan var som helst, på resa i ett annat land eller arbetandes hemifrån. Att snabbt kunna få tag på en medlem i teamet kan ibland innebära skillnaden mellan att vinna eller förlora ett uppdrag, lyckas slutföra en deadline, etc. Därför behövs tekniker för att hålla reda på varandra. Det mest effektiva sättet att veta var alla befinner sig är att använda en nätverkskalender där allas kalendrar är tillgängliga för andra. Detta kräver både noggrannhet och ansvarstagande av alla i organisationen. Gör det till en etikettsregel i er företagskultur att alla lägger in fullständig information i sin elektroniska kalender om sina framtida aktiviteter.

  • Struktur och underhåll av både pappersbaserade och elektroniska team-arkiv
    Team-information är lite knepigare att organisera och underhålla än individuell information eftersom det kräver löften, engagemang, fullföljande och feedback från alla medlemmar i teamet. Regler för hur man namnger, redigerar och organiserar arbetsmaterial måste upprättas vid ett teammöte som sammankallas specifikt för detta ändamål. Viktigt är också att antingen ha en specifik person som tar huvudansvaret för att underhålla strukturen, alternativt att fördela ansvar för arkivering och underhåll av speciella delar av arkiven till olika personer.

  • Behovet av att vara beredd att dela med sig av och ge ut information
    I den aktivitetsbaserade kontorsmiljön krävs det att vi rutinmässigt delar med oss av information till andra. I och med övergången till ett aktivitetsbaserat kontor så byts ofta gamla system och tidigare kända arbetsmiljöer ut. Med en kultur där anställda delar kunskap de får med sina medarbetare så minskar väsentligt risken för stora bromsklossar längre fram i tiden.

I nästa blogginlägg kommer vi att belysa nödvändigheten av en effektiv kommunikationskultur för aktivitetsbaserade kontor, och ledningens roll i detta.

Vi vill i samband med detta blogginlägg också passa på att välkomna våra nya kunder:
Statens Tjänstepensionsverk
Gävle Kommun

Bästa hälsningar,
PEPworldwide

PEP Worldwide Kommentera (0 st)

Effektiviseringar av arbetsplatsen – aktivitetsstyrda kontor

20 April

(Uppskattad lästid för denna artikel: 4-5 minuter)

I vår kommande bloggserie kommer vi att dela med oss av våra bästa råd för effektiviseringar av arbetsplatsen och beskriva hur framtidens arbetsplats ser ut. En arbetsplats som kan leda till reella vinster, både för företaget i form av sparade kostnader, men också för de anställda, i form av minskad stress och större arbetstillfredsställelse.

PEP© har stor erfarenhet av att jobba med företag i den förändringsprocess som uppstår när man skall flytta eller bygga om sina kontor, och har sedan 1992 arbetat med konceptet aktivitetsbaserade/aktivitetsstyrda kontor (A2 kontor), eller som det kallades under -90 talet, flexibla kontor.

I detta inlägg kommer vi att ge en kort introduktion till vad som menas med aktivitetsstyrda kontor, de olika typerna av dessa – och hur de fungerar i verkligheten, samt vad din organisation har att vinna på det.

I nästa blogginlägg kommer vi sen följa upp med våra bästa råd för hur ditt företag bäst lyckas med övergången till ett aktivitetsstyrt kontor.

Uppkomsten till aktivitetsstyrda kontor – Tekniken

Som en följd av teknikexplosionen – datorer, smartphones och surfplattor, m.m. arbetar idag de flesta tjänstemannaföretag i lika stor utsträckning (eller större) i virtuella arbetsmiljöer, som i den fysiska. Arbete med programvara, lagring och kontakt sker virtuellt och människor är inte i lika stort behov av en fysisk plats att arbeta på eller komma till. Tekniken har blivit ett tekniskt hjälpmedel som gör det möjligt för oss att säga: ”Kontoret är där jag är – inte där det är”.

Detta har på sikt lett till att företag ofta står med glest befolkade kontorsutrymmen och höga kostnader, samtidigt som det skapar silo-effekter, då personal inte enkelt kan interagera med varandra på arbetsplatsen.

Sammantaget har alltså tekniken förändrat vårt sätt att arbeta i så hög grad, att vår arbetsplats måste hänga med i utvecklingen.

De 5 olika typerna av aktivitetsstyrda kontor

Under vårt arbete med aktivitetsstyrda kontor har vi identifierat 5 huvudtyper av aktivitetsstyrda kontorsmiljöer. Vilken typ eller kombination av typer som är bäst för en organisation bör beslutas först efter att en noggrann behovsanalys är genomförd i samarbete med alla anställda och både intern och extern expertis. Kunskapen om de olika typerna av arbetsmiljöer kan dock hjälpa till att skapa tankegångar och idéer till hur ditt företag bättre skulle kunna anpassa sina kontorsmiljöer till dagens nya arbetsvanor.

  • Flexibla utrymmen är ett koncept som bygger på att den som kommer först väljer en plats på kontoret. Ingen förhandsbokning kan göras av en plats, men det förutsätts att man utrustar arbetsplatsen med sedvanligt kontorsmaterial. Särskild vikt måste läggas vid kommunikations- och datorsystem.
  • Kontorshotell innebär att man kan reservera en arbetsplats, av en särskild typ, för en specifik tidsperiod på kontoret. Det finns naturliga begränsningar ifråga om vilken typ av plats som kan reserveras och hur länge platsen kan bokas av en och samma användare.
  • Grupprum är den del av kontorsutrymmet som använd för gemensam projektutveckling. Oftast behövs en mängd olika grupprum för längre eller kortare användning. En del av grupprummen brukar kunna reserveras, andra skall vara tillgängliga för improviserade sammankomster.
  • Drop-in-arbetsplatser för kortvarigt bruk är avsedda för snabba besök från mobil personal som oftast inte behöver vara mer än korta stunder på kontoret. Denna arbetsplats brukar vara liten, lättillgänglig och försedd med basmaterial. Ingen reservation krävs.
  • Hemkontoret innebär att personalen arbetar hemifrån, antingen rutinmässigt eller då och då vid behov. En möjlighet som ofta är en stor del av konceptet aktivitetsstyrda kontor. Att jobba hemifrån rutinmässigt eller vid behov, är båda beprövade koncept som används framgångsrikt av såväl stora som små organisationer.

Fördelarna med ett aktivitetsstyrt kontor – What’s in it for me?

Som vi nämnde i inledningen så finns det många stora fördelar med att gå över till ett aktivitetsstyrt kontor.

Då företag ofta har outnyttjade arbetsytor, betalar de ofta onödigt höga kostnader i hyra och drift. Studier visar faktiskt att de flesta företag i realiteten endast har en daglig beläggning på 60-70% av sina arbetsytor. Företag som övergår till ett aktivitetsbaserat kontor behöver i regel mycket mindre arbetsyta.

Många företag vi arbetat med vittnar också om bättre sammanhållning, större idéutbyte och bättre interaktion mellan olika företagsavdelningar när de gått över till aktivitetstyrda kontor. Genom att anställda är fria att sitta och arbeta var de vill, så skapas fantastiska möjligheter för korsstimulans genom mötet mellan olika expertis och olika kunskapsområden.

Medarbetare i företag som har anammat aktivitetsstyrda kontor, rapporterar också högre grader av välbefinnande och produktivitet, samtidigt som de uppger minskad stress, eftersom de kan anpassa sitt arbetssätt efter sin vardag. De uppnår ofta en bättre ”work-life balance”.

Slutligen framhåller också företag och dess anställda att de upplever aktivitetsstyrda kontor som mer anpassade till den yngre generationen, som är vana vid att själva kunna välja och styra sina arbetsplatser och -metoder ifrån skolan. För företag som vill attrahera nästa generations experter och yrkesproffs blir därför det aktivitetsstyrda kontoret en stark konkurrensfördel.

 

I kommande blogginlägg kommer vi att dela med oss av vår långa erfarenhet att få personal att fungera optimalt i aktivitetsbaserade kontorslösningar och konkreta råd till er som står inför ett ev. beslut att övergå till ett aktivitetstyrt kontor.

Vi vill i samband med detta blogginlägg också passa på att välkomna våra nya kunder:
SWEDAC
Arbetsförmedlingen i Göteborg
CGI

Bästa hälsningar,
PEPworldwide

PEP Worldwide Kommentera (0 st)

Hur löser du gåtan med möten?

20 April

Det finns ca. 68,000 böcker på Amazon om hur vi skall hålla möten. Ändå visar globala undersökningar att vi fortfarande inte har lärt oss eller applicerar dessa lärdomar i praktiken.

Troligtvis beror detta på att, hur mycket vi än klagar så finns det ett grundläggande behov hos oss att vara socialt accepterade, något som en inbjudan till ett möte erbjuder. Vi behöver vara med, vill bli sedda och accepterade. Det är viktigt för oss att känna tillhörighet. Forskning visat att detta behov är mycket större och starkare än man tidigare trott.

Om du någonsin har upplevt känslan av att vara den sista personen som blev vald till laget, som förbisågs när det kom till befordran, som blivit lämnad i ett förhållande eller till och med oavsiktligt utesluten ur en lek som barn – så minns du säkert smärtan det skapade. Trots alla välmenta råd från både dig själv och andra att ”komma över det”, så gjorde det fortfarande, riktigt ont.

Nutida forskning har visat att känslor som skapas på grund av ”uteslutning och avvisanden” registreras i samma delar av hjärnan* som aktiveras vid fysisk smärta. Psykologen Naomi Eisenberger, hävdar till och med att för hjärnan så är ”ett brustet hjärta inte så olikt en bruten arm”.

Uteslutning och avvisande kan orsaka alla möjliga negativa konsekvenser, såsom ökad aggressivitet, ångest, överkompensation, sömnbrist och sämre fungerande immunförsvar. Naturligtvis leder alla dessa konsekvenser till en försämring av arbetsprestationerna. Och effekterna kan vara långsiktiga. Psykologer tror nu att den här typen av reaktioner är “inbyggda” och är en stor del av våra grundläggande överlevnadsimpulser som vi utvecklat under miljontals år. Du kan helt enkelt inte överleva på egen hand.

Sannolikt kommer du inte att drabbas av känslomässig härdsmälta om du inte blir kallad till ett möte på jobbet – men det kan vara en delförklaring till varför vi okritiskt deltar i för många möten, varför vi skapar så många möten — trots klagomål — och inte heller verkar kunna säga nej tack till närvaro.

Frågan blir nu hur du ska hantera möten?

Vi tror vi har en övergripande strategi för “meningslösa möten”, faktorer som påverkar vår tid i möten och gör möten resultatgivande. Vi kommer därför att inom de närmaste dagarna informera er om den förestående svenska lanseringen av PEP – 7 Keys To High Payback Meetings.

Om du vill veta mer om programmet redan NU, anmäl gärna dina e-postuppgifter och intresse till info@pepworldwide.se

Bästa hälsningar,
PepWorldwide

*Ytterligare läsning om ‘Rejection’, vid intresse så läs: Mark Leary, PhD, Duke University, C. Nathan DeWall, PhD, University of Kentucky, Naomi Eisenberger, PhD, University of California, Los Angeles, Kipling Williams, PhD, Purdue University, Ethan Kross, PhD, University of Michigan, Roy Baumeister, PhD, Princeton, Kune, N. (2011). The need to belong: rediscovering Maslow’s hierarchy of needs. Paul H. Brookes Publishers

PEP Worldwide Kommentera (0 st)

Halvera tiden du spenderar i möten!

20 April

(Uppskattad lästid för denna artikel: 2-3 minuter)

Mer än 50 % av dina ”möten” är troligtvis inget mer än informationsutbyte. Ibland kallas det ”Uppdatering” eller ”Genomgång”. Troligast är dock att dessa tillfällen är ett stort slöseri med tid och pengar samt chefers energi och fokus.

Om du mot förmodan deltar i en kritisk operativ ”briefing” just nu, så kanske följande inte är sant för dig men undersökningar visar att 75 % av oss försöker att få gjort annat arbete under sådana här ”informations-sessioner”. Att kalla oss för oengagerade vore kanske därför en underdrift.

Ett värdefullt möte vore verkligen ett möte där man listar ut hur man kan sluta upp med glädjedödande, tidsödande möten och istället använder tid till att ”brain storma” och besluta om andra, mer effektiva sätt att dela information på.

Information kan ges på många andra sätt, alltifrån en uppdatering av organisationens intranät, en enkel anslagstavla, informationsutskick, en tio minuters videosammanfattning, etc. etc.

Vi lever i en tid då vi själva kan söka efter information som vi behöver. Det görs 11,944 miljarder Google-sökningar per månad (detta inkluderar inte Yahoo eller Bing).
Vi vet hur man gör för att få fatt i relevant information. Vi behöver inte spendera flera timmar per vecka i möten för att få reda på information.

Gör den tillgänglig och meddela var den finns till berörda. Vi slipper mötesdeltagare som dagdrömmer eller hanterar sin E-mail, sina SMS medan någon annan pratar under mötet. Vi kan då fokusera på framtidsfrågor istället!

Vi finner det alla svårt att avböja en mötesinbjudan. En viktig teori om vad detta beror på är vårt djupa psykologiska behov av att ”tillhöra”. Vi vill alla accepteras, vara delaktiga och ta emot uppskattning från våra kollegor. Nutida psykologer* hävdar att detta behov till och med kan vara ännu viktigare än Abraham Maslow förde fram i sitt mästerverk, ’Människans behovshierarki’.

Vi måste nog därför acceptera att de flesta av oss inte kommer att vägra en mötesinbjudan. Så varför ser vi inte istället till att vi bjuder in endast de personer till mötet som faktiskt kan bidra till mötets utfall?

För att komma fram till vilka dessa personer är måste du naturligtvis först räkna ut vilket resultatet (outcome) du vill ha ut av mötet – som vi belyste i vårt tidigare blogginlägg.

Att identifiera det önskade resultatet – och kommunicera det tydligt – kommer att visa vem du ska bjuda in och vem du skall lämna utanför, då slösar du inte bort deras tid eller får dem att känna sig “bortglömda”. Vi slår vad om att denna process (som bara är ETT av SJU steg som du kan vidta för att förbättra dina möten och minska mötestiden) drastiskt kommer att MINSKA antalet möten du håller för att “informera” människor.

Ni kan fokusera på era egentliga huvuduppgifter – att få organisationen att prestera.

Bästa hälsningar,
PepWorldwide

*Kune, N. (2011). The need to belong: rediscovering Maslow’s hierarchy of needs. Paul H. Brookes Publishers.

PEP Worldwide Kommentera (0 st)
FacebookLinkedIn