x

Vill du ha hjälp?

Fyll i telefonnummer och / eller e-post så kontaktar vi dig

PEP® Bloggen

9 konkreta tips för ett effektivt och roligt arbete

01 November

PEP’s koncept har alltid handlat om att få mer uträttat, på samma tid, med mer tillfredställelse, så vi satte oss och skrev ner en rad handfasta råd som hjälper dig att uppnå precis detta i ditt liv och arbete.

The basics

1. Börja enkelt, och framförallt börja! Det absolut svåraste med en uppgift är alltid att komma igång. Vi överskattar och skräms ofta av storleken på en uppgift innan vi tagit tag i den. Vi tror ofta att den är mer komplex eller tar mer tid än det visar sig när vi väl tar tag i den. ”Gör det Nu”!

2. Försök att utarbeta och identifiera ”Varför” du utför en uppgift. Både sunt förnuft, såväl som forskning visar att så fort vi kan se ett högre syfte med en uppgift så har vi lättare att motivera oss för den. Försök alltså att lyfta blicken och se hur uppgiften bidrar till och hjälper dig själv, din kollega, eller din organisation.

Använd dina verktyg rätt

3. Använd dig av ett tekniskt verktyg, eller något som passar din arbetssituation, där du vid rätt tidpunkt påminns om uppgiften du måste avsluta. Detta för att inte behöva hålla uppgifter i minnet. Se däremot till att du inte störs löpande av sådana påminnelser medan du jobbar med andra uppgifter! Fokusera, ta en sak i taget och fokusera på att avsluta uppgiften, eller bestäm när i tiden du skall fortsätta arbeta med den!

4. Automatisera det du kan! Väldigt ofta kör vi på i gamla fotspår eftersom tidsinsatsen för att automatisera en uppgift inte tycks finnas. Väldigt ofta kan däremot en liten förändring i något av dina digitala verktyg, te.x. din mail, kalender, eller annat arbetssystem, automatisera en mängd uppgifter som tar tid och energi. Denna automatisering kommer att leda till att du kan lägga mycket mer av din tid på värdeskapande och kreativa uppgifter!

Hur hjärnan funkar

5. Genom att aktivt ta tag i en uppgift skapar vi momentum, och tar del av vad forskare beskriver som Zeigarnik effekten. Uppkallad efter den ryska Psykologen Bluma Zeigarnik, som beskriver effekten hur människor har lättare att avsluta en sak om vi väl bara påbörjat den. Detta eftersom hjärnan lättare drar sig till minnes och fokuserar på oavslutade eller avbrutna uppgifter. Om du så bara lagt 5 minuter på en uppgift vid tillfälle så kommer din hjärna alltså aktivt agera för att få uppgiften avslutad. Använd denna kunskap till din fördel.

6. Lura hjärnan genom att byta miljö. Istället för att sitta kvar vid datorn med känslan av att du slår ”huvudet mot väggen” så ställ dig upp, gör en kort fysisk aktivitet, gå och ta något att dricka eller prata med en kollega. Efter bara ett par minuter märker du att du har en helt annan angreppspunkt för uppgiften och att den redan minskat i omfattning mentalt.

7. Vi blir konstant bombarderade med information och input idag. Nyheter, musik, mail, tv, telefon, social media, etc. Detta överbelastar hjärnan och tömmer oss på kognitiv energi. Försök att planera en timma per dag när du stänger av alla dessa störningsmoment och ge dig själv tid för återhämtning.

8. Implementera en så kallad ”Power Hour”, när en enda uppgift är ditt totala och enda fokus. Du bör då stänga av yttre störelsemoment, te.x. notifikationer ifrån mail, telefon, social media, etc. och enbart fokusera på en enda vald uppgift. Hitta då sätt att kommunicera till dina kollegor att du behöver ostörd fokuserad tid för att avsluta din uppgift. Du gör detsamma när du har din tid för återhämtning.

9. Uttala ditt ansvar, både för dig själv och andra. Det finns ett stort skäl att alla viktminskningskurser i världen utgår ifrån att du bör uttala ditt mål till så många som möjligt, när du gör detta så tar du också ett mer aktivt ansvar och slutar använda yttre faktorer som ursäkter för att förhala. Du lägger en indirekt positiv påtrycking på dig själv att fullfölja en uppgift.

Våga vara självreflekterande och kritisk. När slösar du tid? När prokrastinerar du uppgifter? Varför? Notera ner dina reflektioner efter hand och analysera dem när det gått en tid. Det är oftast mindre komplext än det känns!

Vi vill att du skall ha kul på jobbet och få mer gjort! Använd våra råd och du får det!

Har du frågor om hur du kan effektivisera ditt arbete eller minska din stress så är du alltid välkommen att skriva in till oss med en fråga på info@pepworldwide.se

Bästa hälsningar,
PEPworldwide

PEP Worldwide Kommentera (0 st)

Identifiera dina förhalningsbeteenden och åtgärda dem!

07 September

Vad innebär förhalning?

Tekniskt sett betyder förhalning (”Procrastination”) att man skjuter upp något till en framtida tidpunkt – man senarelägger eller dröjer med att verkställa något man beslutat att göra. Enligt begreppets allmänt accepterade definition, går man nästan undantagsvis igenom flera viktiga steg när man förhalar någonting, det är en själsligt förödande process med ett stort energiläckage,din hjärna är upptagen med att förklara varför saken inte blev gjord genom att hitta på diverse ursäkter och som du ändå inte fullt ut kan köpa.

 

Förhalning

 

Så här kan ett vanligt förhalningsflöde se ut:

1. Du vill göra någonting, eller går med på att göra någonting, även om det egentligen inte tilltalar dig, därför att du vill uppnå det gynnsamma resultat som det innebär att uträtta den här saken.

2. Du fattar slutgiltigt beslut att göra det.

3. I onödan dröjer du med att göra det.

4. Du observerar nackdelarna eller bristen på fördelar med fördröjningen.

5. Du fördröjer fortfarande den sak du hade beslutat att göra.

6. Du kritiserar dig själv för att du förhalar (eller också försvarar du dig själv mot självdegradering genom att förklara bort eller förtränga projektet ur minnet).

7. Du fortsätter att förhala…

8. Du avslutar projektet med knapp tidsmarginal genom att göra en kraftansträngning för att fullfölja det, eller också avslutar du det sent, eller inte alls.

9. Du mår inte bra av att ha varit så senfärdig och kritiserar dig själv för ditt onödiga förhalande.

10. Du försäkrar dig själv om, att ett sådant förhalande inte skall inträffa igen och den här gången menar du det verkligen!

11. Inte så långt därefter, speciellt om du har ett komplicerat, svårt och tidsödande projekt att fullfölja, förhalar du igen.

 

Den problematiska komponenten

I de flesta fall av förhalningar finns det en störande komponent: den kommer ofta inuti dig själv, består av emotionella problem och har distinkta själv-besegrande aspekter. Den har sina rötter i irrationella val. Den ger magra och otillfredsställande resultat. Och i stället för att leda till självkorrigering framstår den oftast som en förödande vana, som tenderar att bestå och utvecklas till en ond cirkel av förhalanden som resulterar i självfördömanden och leder till ytterligare förhalanden. De flesta förhalningar utgör en emotionell fixering som skadar dig avsevärt. Den är knappast livshotande; den hämmar, men stoppar sällan upp Dina funktioner men den har enormt saboterande effekter. De flesta av oss utövar förhalning kontinuerligt. Ex. genom att äta fel eller för mycket, inte motionera, röka, inte ta det där otrevliga samtalet med medarbetaren, etc. - och förklara bort detta – vi fortsätter bara att älta förhalningen igen och igen!

Tillflykten till olika ursäkter av vilka endast ett fåtal är legitima medan de flesta ställer till med förödelse i Ditt liv är många. För när Du förhalar tenderar Du att förneka att du gör det. Eller också lovar du dig själv att du skall sluta med det imorgon. Eller också vägrar Du att erkänna en del av de nackdelar som byggs upp genom att Du förhalar.

Men inte alltid! Ibland är du medveten om att du inte har några bra ursäkter för att involvera dig själv i onödiga och dumdristiga tankar som att, det kunde inte göras nu för att jag kände ingen inspiration. Du vet att du kan få saker och ting gjorda och göra det du sagt dig själv (och till andra) att du skall göra. Du vet att du skapar dåliga resultat i någon form om du fortsätter att förhala. Men fortfarande förhalar du … förhalar … och förhalar. Men du tappar inte helt besinningen. Du gör ju inte allt galet. du kommer inte att hamna på något dårhus! Ängslan och självanklagelser hjälper dig knappas att komma över förhalanden; om självförvållade hot skulle hjälpa, skulle vi sällan förhala. Kontinuerlig själv-förnedring, å andra sidan, kan öka sannolikheten av somatiska besvär, t.ex. kronisk trötthet, huvudvärk, sömn-problem, högt blodtryck och magsår.


Självanklagelser hjälper inte! Så vad hjälper?

Pröva våra enkla tips:

  • Om du bestämt dig för att ex. skriva en rapport, tvätta en tvätt, ringa ett obehagligt samtal. ”Gör det Nu” med intentionen att AVSLUTA saken direkt.
  • Erkänn att du blir nöjd och känner dig mer energifylld när du avslutat!
  • Om saken inte går att avsluta direkt, bestäm dig för en tidpunkt då du skall jobba vidare med saken. Ex. tre timmar på måndag morgon. Se till att föra in det i din kalender.
  • Erkänn att du nu kan släppa fokus på saken och känna dig mer energifylld!

Tipsen är baserade på det vi på PEP-Worldwide kallar ”Gör det Nu” metoden. Pröva dem i 14 dagar och märk skillnaden!

Dela gärna dina erfarenheter och tankar med oss i kommentarsfältet nedan eller genom ett inlägg på vår Facebooksida.


Lycka till önskar vi på PEP®Worldwide i Sverige!



Minska din stress genom prioritering och organisering

01 Juli

När stressen på jobbet hotar att överväldiga dig så finns det flera enkla steg du kan ta för att återta kontrollen över dig själv och din situation. Dessa steg blir snart till nya vanor, vanor som väsentligt kommer förbättra din arbets- och livssituation, och som med tur ”kan smitta av sig” på dina kollegor för att hjälpa även dem till en bättre vardag.

Du som är bekant med PEP känner säkert igen några av dessa goda råd.

Några enkla råd för att minska din jobbstress

Lämna 10-15 minuter tidigare på morgonen

Även 10-15 minuter gör stor skillnad mellan att antingen stressa till sitt skrivbord eller att starta sin dag på ett behagligt sätt. Starta inte dagen med att öka din stressnivå genom att vara sen till jobbet.

Planera regelbundna pauser

Se till att ta korta pauser under dagen då du reser dig upp och går lite, eller lutar dig tillbaka och rensar dina tankar. Försök också att komma ifrån ditt skrivbord eller arbetsstation vid lunch.

Skapa ett balanserat schema

Sätt dig ner och analysera ditt schema, dina ansvarsområden och dina dagliga uppgifter. Hitta en balans! Inte bara i dina arbetsuppgifter utan också vad gäller familjeliv, sociala aktiviteter, hobbies, ansvarsuppgifter, och vilotid.

Överplanera inte och Prioritera dina uppgifter

Undvik att planera upp varenda minut av din arbetsdag. Vi underskattar ofta hur lång tid saker tar. Planera maximalt 60% av din tid per dag, låt resten av tiden och du själv vara öppen för det oförutsedda som nästan alltid sker.

Eliminera

Lika väl som du måste lära dig att prioritera dina uppgifter så måste du också lära dig att eliminera uppgifter. Vad skulle du kunna sluta göra utan att det fick några, eller små konsekvenser? Skulle du kunna eliminera någon uppgift för att få mer tid och energi till de viktiga sakerna? Utvärdera vad du vanligtvis gör under en arbetsdag eller arbetsvecka och se om det finns saker du gör som egentligen inte skapar ett större mervärde och där istället andra viktigare uppgifter (eller tid för återhämtning) kan prioriteras.

Bryt ner projekt i mindre beståndsdelar

Om ett större projekt känns övermäktigt så bryt ned det i mindre beståndsdelar och skapa en steg-för-steg plan. Fokusera din energi och din tid på ett hanterligt steg i taget, istället för hela uppgiften på samma gång.

Delegera

Du behöver inte göra allt själv. Släpp kontrollbehovet, och behovet av att undersöka varenda liten detalj. Du kommer att släppa en massa onödig stress i processen.

Sätt tydliga gränser för din arbetstid

I perioder av mycket stress är det stor risk att vi tappar översikten och därför aldrig helt vågar släppa jobbet. Vi arbetar då mer eller mindre dygnet runt. Fall inte för denna frestelse, det kommer att skada din produktivitet och ditt välbefinnande på sikt.

 

Vi hoppas våra läsare får en underbar och trevlig sommar!

Bästa hälsningar,
PEPworldwide

PEP Worldwide Stress Kommentera (0 st)

15 varningssignaler av negativ stress

20 April

Allt vi gör på PEP handlar om att lära tjänstemän bli mer effektiva i sitt arbete. Inte att arbeta hårdare. Utan smartare. Mer fokuserat, mer strukturerat och med gemensamma rutiner. Målet är att alla medarbetare ska hinna med sina arbetsuppgifter under arbetstiden .Utan stress.

I en serie blogginlägg kommer vi därför att dela med oss av råd och våra erfarenheter, över vad som skapar stress och hur vi kan ”vaccinera” oss mot den.
Vi menar att det viktigaste och bästa vi kan göra är att försöka förebygga den.
Men kommer också ge råd på, att om vi väl har hamnat i en negativ spiral – vad kan vi göra för att ta oss ur den negativa stressen innan vi slår huvudet i väggen?

I detta kortare blogginlägg startar vi igång bloggserien med att beskriva de vanligaste varningssignalerna för negativ stress. För det är genom att identifiera och erkänna sådan stress som du kan göra något åt den. Att känna till symptomen för överdriven stress gör också att du lättare kan identifiera kollegor eller personer runt omkring dig som är i behov av stöd och hjälp.

De 15 varningssignalerna:

1. Apati/viljelöshet
Ett av de vanligaste symptomen av en negativ stressnivå är att man tappar lusten eller intresset för jobbet och privatlivet, delvis eller helt. Det man gör känns meningslöst och man har svårt att ta tag i saker och uppgifter.

2. Koncentrationsproblem.
Stress gör att våra hjärnor börjar ”irrar” mellan olika uppgifter och vi får svårt att fokusera på en sak i taget. Detta eftersom hjärnan försöker bearbeta och lösa flera problem på en och samma gång. Höga stressnivåer gör det även svårt för oss att ta till oss ny kunskap eller information.

3. Glömska och förvirring
Personer med för hög stress glömmer också oftare saker och har svårare att dra sig saker till minnes.

4. Ängslig, bekymrad, irriterad eller deprimerad
Vid för höga stressnivåer överreagerar vi ofta på händelser och upplevelser. Detta påverkar självklart också relationerna med människorna runt omkring oss.

5. Konstant utmattning och trötthet
Utmattningen och tröttheten leder i sin tur till minskad lust, glädje, och handlingskraft.

6. Socialt tillbakadragande & Isolering
Personer som lider av för hög stress tenderar att både dra sig undan från andra människor och sociala sammanhang, samt sluta sig mer inom sig själva. Vanligt är också att känna svårigheter i att kommunicera, få fram det man verkligen tycker eller känner samt uppleva känslor av ensamhet och lågt självvärde.

7. Ökat behov av kontroll
Överdrivet och tvångsmässigt beteende, med behov av total kontroll är vanligt för personer med höga stressnivåer.

8. Att känna sig överbelastad och överväldigad
Personer som upplever hög stress känner aldrig att de räcker till eller har förmåga att klara alla de uppgifter de ställs inför.

9. Svårt att ta beslut
Stress gör oss vankelmodiga och effekten av ett beslut känns ofta större än i verkligheten. Beslut känns därför övermäktiga och vi förhalar och förhalar…

10. Hälsoeffekter
Inte helt oväntat så leder stress förutom mentala problem också till en rad fysiska. Stress sätter sig i kroppen och många fysiska åkommor kan därför komma som symptom av underliggande stressproblem. Listan skulle kunna göras oerhört lång över hur stress manifesterar sig fysiskt, men för att nämna några vanliga symptom: sömnproblem, muskelspänning/ryckningar, tic´s, huvudvärk och magproblem, yrsel, andningsproblem, halsbränna, tandgnissling, hudutslag, man tappar extremt mycket hår, högt blodtryck, diabetes, m.m.

11. Olyckshändelserna ökar
Vi gör fler fel och ökar därmed risken för att utsätta oss och andra för skada.

12. Sömnproblem.
Som många av våra tidigare blogginlägg har handlat om så har vår sömnkvalitet en enorm påverkan på vårt välbefinnande och den nivå av stress vi har, både upplevd och riktig. Följ råden i våra tidigare blogginlägg för att få en bättre sömn redan idag!

13. Alkohol, rökning och preparat
Många som upplever för stor stress vänder sig till preparat eller liknande för att orka med eller stilla nerverna. De som gör detta underskattar ofta riskerna för sin hälsa och sitt välmående på lång sikt, både fysiskt och mentalt. Sådana personer bör istället ta tag i problemet och lära sig tekniker för att hantera sin stress!

14. Talsvårigheter
Personer med hög stress upplever ibland helt plötsligt problem med stamning, mumlande, att inte kunna hitta rätt ord, eller motsatt, att ord forsar ur oss.

15. Plötsliga viktminskningar eller ökningar
Stress påverkar vår hormonbalans och kan leda till att vi både plötsligt tappar för mycket, eller lägger på oss vikt.

Lyssna på dig själv och din kropp

Om du känner igen dig i några eller flera av varningstecknen ovan så kör inte bara på rakt in i ”tegelväggen”. Ändra ditt sätt att vara, ditt sätt att arbeta och ta tag i problemet!

Undersökningar visar att 7 av 10 stressituationer är arbetsrelaterade. Och en av de främsta orsakerna till arbetsrelaterad stress är enligt stressforskarna att man tappat överblicken och kontrollen över sina arbetsuppgifter. Arbetsrelaterad stress är alltså starkt kopplat till dina arbetsvanor och din användning av dina arbetsverktyg.

I kommande blogginlägg kommer vi att belysa konkreta aspekter av negativ stress och vad du själv kan göra för att förebygga dem genom att du ändrar ditt förhållningssätt, arbetar smartare, mer fokuserat, och mer strukturerat. Målet är att du ska hinna med dina arbetsuppgifter under arbetstiden och få lite struktur på ditt privatliv.

Bästa hälsningar,
PEPworldwide

PEP Worldwide Kommentera (2 st)

Praktiska råd för gemensamma kontorsmiljöer

20 April

(Uppskattad lästid för denna artikel: 2-3 minuter)

I detta blogginlägg summerar vi vår serie om det aktivitetsbaserade kontoret. Men vi passar också på att ge konkreta råd som gör att du och dina kollegor kan arbeta bättre tillsammans, med mindre stress och få mer gjort. Konkreta råd som är nödvändiga i en delad arbetsmiljö, men väl så viktiga på alla arbetsplatser.

Praktiska råd för gemensamma kontorsmiljöer

Att arbeta i en gemensam eller delad kontorsmiljö är inte detsamma som när alla har sina egna tilldelade utrymmen. Våra sinnen blir snabbt medvetna om allt som finns omkring oss. På grund av det ömsesidiga beroendet i delade kontorsmiljöer behöver vi modifiera reglerna för hur vi skall bete oss.

Undersökningar gjorda vid Lunds Universitet visar att företag som använder vårt konsultstöd i övergången från traditionella kontorsmiljöer, till aktivitetsbaserade kontor, i mycket högre utsträckning lyckas med att få medarbetarna att trivas och jobba effektivt i sin nya kontorsmiljö.

Följande råd är enkla, men efterföljs ofta inte, vilket leder till frustration och förlust av fokus hos de anställda.

1. Mat.
Ljud och lukter är påträngande och distraherande. Håll detta till matsalen eller fikarummet.

2. Människor som skriker eller pratar för högt.
I gemensamma kontorsmiljöer hör alla när man ropar ”Vad tyckte du om matchen igår?”. Kom ihåg att visa respekt för dina kollegor eftersom ni delar kontorsyta, håll privata samtal där de inte stör andra. Hjälp varandra att efterfölja regeln.

3. Avbrott.
Normalt innebär delade kontorsmiljöer att det inte finns några dörrar och att arbetsplatsen alltid är ett öppet rum. Vi måste vara medvetna om konsekvenserna av att gå fram till en kollega medan personen är fullt upptagen med en viktig uppgift. De flesta avbrott kan vänta till ett inplanerat möte, eller något annat lämpligt tillfälle. Att samla ihop frågor till ett enda tillfälle är en värdefull färdighet.

4. Högtalartelefoner.
Att prata i telefon med hjälp av högtalaren är av uppenbara skäl inte möjligt i en öppen kontorsmiljö. Om man behöver ha händerna fria eller vara flera som talar i telefonen samtidigt, bör man använda ett avgränsat konferensrum, eller en yta avsedd för sådana samtal. Regeln att tala i telefon i specifika utrymmen kan även gälla för alla telefonsamtal.

5. Stör ej-skyltar.
Stör ej-skyltar är ett bra komplement för att signalera till dina kollegor att du behöver arbeta ostört för tillfället. En vanlig ”Stör ej-skylt” ger däremot inte tillräckligt mycket information för att kollegor skall kunna fatta beslut om huruvida de kan och bör avbryta dig eller inte.

Säg t.ex. att klockan är 09.00, en kollega har en fråga som endast du kan besvara och som de måste ha svar på innan kl. 14. Då hade en ”Stör ej-skylt” som sa, ”Var snäll och stör mig inte förrän kl. 11.00”, varit mycket bättre än en skylt som inte angav en tid.
’Stör ej-skyltar’ som talar om hur länge du behöver vara ostörd ger kollegor bra information för att fatta beslut och minskar, om än inte eliminerar, avbrotten.

6. Respekt för de nya reglerna.
Nya sätt att arbeta på, tillsammans i ett aktivitetsbaserat kontor, tar ofta tid att vänja sig vid. En lista över de överenskomna reglerna för hur ni ska arbeta bör sättas upp på väl synliga platser över hela kontoret. Vi har funnit att det tar omkring ett halvår att få det aktivitetsbaserade kontoret att fungera och att få de nya kollektiva vanorna att bli till rutin.

7. Att lägga tillbaka gemensam utrustning på rätt ställe.
För att arbetet i ett aktivitetsbaserat kontor skall flyta så måste material och utrustning alltid återföras till sin plats efter att man utnyttjat det.

Bästa hälsningar,
PEPworldwide

PEP Worldwide Kommentera (2 st)
FacebookLinkedIn